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Expériences & Privatisations

Lecture : 8 min 💻 Dashboard web ⭐ Pro

Les Expériences vous permettent de proposer des privatisations d'espace, ateliers, événements ou séances thématiques directement réservables en ligne. Chaque expérience dispose de sa propre tarification, de ses extras, de ses inclusions et génère automatiquement un devis PDF envoyé par email.

⭐
Fonctionnalité Pro
Les Expériences sont disponibles exclusivement sur le plan Brewbook Pro. Elles apparaissent automatiquement dans votre app mobile et peuvent être intégrées sur votre site via Brewlink.

Qu'est-ce qu'une Expérience ?

Une Expérience est une offre réservable distincte de la réservation de table classique. Elle convient à :

  • Privatisation d'espace : réservation exclusive de votre salle, terrasse ou salon privé pour un groupe
  • Ateliers : cours de cuisine, dégustation, peinture, team building…
  • Événements thématiques : dîner spectacle, soirée dégustation, brunch privatisé
  • Séances ou créneaux : toute prestation avec un prix défini à l'avance et un nombre de personnes

Chaque demande de réservation d'expérience génère automatiquement un devis PDF que vous pouvez envoyer au client pour confirmation. La réservation n'est confirmée qu'après votre validation manuelle.

Les Expériences fonctionnent en mode demande + validation, contrairement aux réservations de table qui peuvent être automatiquement confirmées. Vous gardez le contrôle sur chaque engagement.

Créer une expérience

💻 Dashboard web Menu → Expériences → Nouvelle expérience
1
Nom de l'expérienceChoisissez un nom clair et vendeur. Il apparaîtra sur le formulaire public, dans le devis PDF et dans l'app mobile. Ex : "Privatisation du salon Vendôme", "Atelier cocktails pour 10 personnes".
2
Type de tarificationSélectionnez le mode de facturation : À l'heure, Demi-journée ou Journée complète. Le tarif choisi s'affiche sur le formulaire et est repris dans le devis.
3
Prix de baseEntrez le montant TTC pour la durée sélectionnée (ex : 80 € / heure, 350 € la demi-journée). Ce prix couvre le nombre de personnes incluses défini à l'étape suivante.
4
Personnes incluses & supplément par personneDéfinissez le nombre de personnes couvertes par le prix de base, puis le supplément par personne supplémentaire (€/personne). Si la privatisation inclut 20 personnes et que le client en réserve 25, le devis ajoute automatiquement 5 × supplément.
5
Jours disponiblesCochez les jours de la semaine où l'expérience est proposée. Utile pour n'activer un atelier que le week-end, par exemple.
6
Heures de début et de finDéfinissez la plage horaire dans laquelle un créneau peut être demandé. Le formulaire public n'affichera que des créneaux compris dans cette fenêtre.

Extras

💻 Dashboard web Expériences → [votre expérience] → Extras

Les extras sont des options payantes optionnelles que le client peut sélectionner lors de sa demande. Ils apparaissent dans le formulaire public et sont détaillés dans le devis PDF.

  • Nom de l'extra : ex. "Décoration florale", "Sonorisation", "Photographe"
  • Prix : montant TTC à appliquer
  • Unité : par personne, par heure, forfait… précisez l'unité pour que le client comprenne la tarification

Vous pouvez ajouter autant d'extras que nécessaire. Chaque extra coché par le client est automatiquement inclus dans le calcul du devis.

Proposez des extras à forte valeur perçue plutôt que d'intégrer tout dans le prix de base · cela rend votre offre plus lisible et augmente le panier moyen.

Inclusions

💻 Dashboard web Expériences → [votre expérience] → Inclusions

Les inclusions sont les prestations comprises dans le prix de base, affichées sous forme de badges visuels sur le formulaire public et reprises en texte libre dans le devis PDF.

  • Ajoutez chaque inclusion sous forme de badge court : "Boissons incluses", "Accès cuisine", "Animateur", "WiFi"…
  • Le champ description libre permet d'ajouter un paragraphe détaillé affiché sous les badges, visible sur le formulaire et dans le devis · idéal pour décrire le programme, les conditions, le lieu exact.

Ces éléments rassurent le client avant qu'il soumette sa demande et renforcent la valeur perçue de l'offre.

Mode de blocage

💻 Dashboard web Expériences → [votre expérience] → Blocage

Lorsqu'une expérience est confirmée, Brewbook peut automatiquement bloquer des ressources dans votre planning pour éviter les doubles réservations.

🚫 Aucun blocage
La confirmation de l'expérience n'affecte pas votre planning de réservations classiques. À utiliser si vous gérez les conflits manuellement.
🏠 Privatisation d'espace
Bloque l'espace associé (salle, salon…) pour toute la durée de l'expérience. Aucune nouvelle réservation de table ne peut être acceptée dans cet espace pendant ce créneau.
🪑 Tables spécifiques
Bloque uniquement les tables sélectionnées de l'espace associé. Les autres tables restent disponibles à la réservation.

Le champ Espace associé vous permet de relier l'expérience à l'une des salles configurées dans votre plan de salle. Ce lien est nécessaire pour les modes "Privatisation" et "Tables spécifiques".

Le mode de blocage n'agit que sur les réservations confirmées. Les demandes en attente n'entraînent pas de blocage automatique. Pensez à valider rapidement les demandes pour sécuriser votre planning.

Intégrer sur votre site

💻 Dashboard web Expériences → [votre expérience] → Intégration

Chaque expérience dispose de son propre lien public et peut être intégrée sur votre site de trois façons :

1
Lien directUne URL de la forme brewbook.fr/book/[slug]/experience/[id] ouvre directement le formulaire de demande. Partagez-la par email, SMS ou réseaux sociaux.
2
IframeCopiez le code <iframe> fourni et collez-le dans votre site pour afficher le formulaire en ligne sans redirection. Idéal pour une page "Privatisation" dédiée.
3
Bouton CTAUn snippet HTML prêt à l'emploi génère un bouton "Demander un devis" stylisé que vous pouvez personnaliser et insérer n'importe où sur votre site.

Vous pouvez également ajouter un lien vers l'expérience depuis votre page Brewlink en utilisant le type de lien personnalisé.

Créer un devis

💻 Dashboard web Expériences → Demandes → [sélectionner une demande]

Lorsqu'un client soumet une demande d'expérience, vous avez le choix entre deux actions depuis le tableau de bord :

📄 Envoyer un devis (proposition)
Génère le PDF de devis et l'envoie au client par email. La demande passe en statut "Devis envoyé". Le client peut consulter le devis et vous recontacter pour confirmer. Aucun créneau n'est bloqué à ce stade.
✅ Confirmer la réservation
Confirme directement la demande, génère et envoie le devis en tant que confirmation. Le blocage d'espace est appliqué immédiatement selon le mode configuré.

Dans les deux cas, le PDF est automatiquement joint à l'email envoyé au client. Vous recevez également une copie sur l'adresse email de votre établissement.

Utilisez l'étape "Devis" pour les demandes complexes nécessitant une discussion (ajustement du nombre de personnes, modification des extras). Passez directement à "Confirmer" pour les demandes simples et conformes à votre offre.

Gérer les demandes

💻 Dashboard web Expériences → Toutes les demandes

Le tableau "Toutes les demandes" liste l'ensemble des demandes reçues, triées par date. Chaque ligne affiche le nom du client, l'expérience concernée, la date souhaitée, le nombre de personnes et le statut courant.

  • Accepter : confirme la demande, applique le blocage et envoie le devis de confirmation au client
  • Refuser : rejette la demande et envoie un email de refus au client (avec un message personnalisable)
  • Devis PDF : télécharge ou renvoie le PDF généré pour cette demande
  • Supprimer : efface définitivement la demande du tableau · à réserver aux tests ou doublons évidents

Devis PDF · Informations légales requises

💻 Dashboard web Paramètres → Entreprise

Pour que le devis PDF puisse être généré, votre fiche établissement doit contenir :

  • Numéro SIRET : obligatoire pour la mention légale en pied de devis
  • Adresse complète : reprise dans l'en-tête du document
  • Nom de l'établissement et logo (optionnel mais recommandé)

Le PDF détaille automatiquement le prix de base, le supplément personnes supplémentaires, les extras sélectionnés et les inclusions. Le total TTC est calculé et affiché en bas de document.

Si le SIRET ou l'adresse sont manquants, la génération du devis échouera. Renseignez ces informations dans Paramètres → Entreprise avant de créer votre première expérience.

Apparition dans l'application mobile

📱 Application mobile Vue journalière

Les réservations d'expériences confirmées apparaissent automatiquement dans la vue journalière de l'application mobile Brewbook, aux côtés des réservations de table classiques.

  • Elles sont identifiées par un badge "Expérience" pour les distinguer des réservations standard
  • Le nom de l'expérience, le nombre de personnes et le créneau horaire sont affichés dans la fiche
  • Vous pouvez consulter les détails (extras, inclusions, notes client) directement depuis l'app
  • Les notifications push vous alertent dès qu'une nouvelle demande est reçue

Les demandes en attente (non encore confirmées) sont également visibles dans l'app, dans la section Demandes en attente, pour une gestion rapide depuis votre téléphone.

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