Expériences · le nouveau moteur unifié
Le nouveau moteur Expériences unifie tous les types d'offres réservables dans un seul socle : cours réguliers, ateliers ponctuels, événements, prestations à la carte, séjours, cartes cadeaux, cartes de séances. Il remplace progressivement l'ancien module Expériences en le complétant, sans casser ce qui existe.
1. Où accéder au nouveau moteur
Dans le menu de gauche du dashboard, deux nouvelles entrées :
- Expériences (nouveau) : créer et gérer vos offres (cours, ateliers, cartes cadeaux, etc.)
- Résas expériences : voir les réservations reçues, valider ou refuser les demandes en attente, marquer les séances terminées
- Cartes cadeaux & séances : suivi des cartes cadeaux vendues et des cartes de séances actives
2. Les 16 types d'expériences disponibles
Chaque expérience a un type qui détermine comment elle sera présentée aux clients et gérée dans votre dashboard. Vous choisissez au moment de la création.
Atelier : cuisine, dégustation, initiation
Événement : soirée, brunch, concert
Prestation : massage, spa, coaching
Séjour packagé : nuits + prestations
Carte cadeau ciblée : sur une offre
Coffret cadeau : pack multi-offres
Carte de séances : carnet de 10 cours
Privatisation : location exclusive
Espace : location coworking, salle
Demande de groupe : négociation
Click & collect : à emporter
3. Créer une expérience pas à pas
4. Le paiement en ligne (Stripe Connect)
Pour proposer une expérience payante en ligne, vous devez avoir connecté votre compte Stripe. C'est gratuit, ça se fait en 5 minutes.
5. Les créneaux horaires
Pour les types cours, ateliers, événements, prestations et locations d'espace, vous devez définir les créneaux disponibles. Deux méthodes.
Méthode 1 : ajout manuel créneau par créneau
Dans la section "Créneaux horaires" de la modal expérience, remplissez la mini-form :
- Date du créneau
- Heure début
- Heure fin
- Places disponibles (facultatif, sinon la capacité max globale s'applique)
- Bouton "+ Ajouter"
Chaque créneau ajouté apparaît immédiatement dans la liste au-dessus. Vous pouvez en retirer avec la croix.
Méthode 2 : génération automatique récurrente
Pour les cours réguliers (yoga du lundi et mercredi 18h, pilates du samedi 10h...), pas besoin d'ajouter les créneaux un par un pendant 3 mois. Cliquez sur "Générer des créneaux récurrents".
6. Les intervenants
Pour les types cours, ateliers et prestations, vous pouvez enregistrer vos intervenants (profs de yoga, thérapeutes, coachs, chefs cuisiniers…) et les rattacher à chaque expérience.
7. Les réservations reçues
Dès qu'un client réserve, vous êtes notifié par email et par notification push sur votre app mobile. Toutes les réservations sont regroupées dans le menu "Résas expériences".
- Filtre par période (aujourd'hui, cette semaine, ce mois, personnalisé)
- Chips statut : Tous / En attente / Confirmées / Annulées / Terminées
- Card compacte par réservation avec bloc date à gauche, infos client, actions rapides à droite
Actions rapides selon le statut :
Cliquer sur une card ouvre la modal détail complète : nom, email cliquable, téléphone cliquable, message du client, montant, statut paiement, bouton "📄 Facture PDF" si payée.
8. Notifications automatiques
Brewbook envoie automatiquement plusieurs notifications à chaque étape du parcours client.
9. Factures PDF
Pour toute réservation payée en ligne, une facture PDF professionnelle est générée automatiquement.
- Le client reçoit dans son email de confirmation un bouton "Télécharger la facture" (lien sécurisé personnel)
- Vous pouvez la re-télécharger à tout moment depuis la modal détail de la réservation dans "Résas expériences" (bouton "📄 Facture PDF")
10. Cartes cadeaux & cartes de séances
Deux formats complémentaires pour vendre à l'avance et fidéliser vos clients.
Un montant à valoir chez vous, offert à quelqu'un. Le bénéficiaire reçoit par email un code personnalisé et un montant, à utiliser au moment de sa réservation. Deux variantes :
- Montant libre (10 €, 50 €, 100 €...) : utilisable sur n'importe quelle expérience gratuite du tenant
- Ciblée sur une expérience (ex : "un cours de yoga offert") : utilisable uniquement pour l'expérience désignée
Un carnet de N séances valable N mois, à prix préférentiel. Ex : 10 cours de yoga pour 150 € au lieu de 180 € à l'unité, valables 6 mois.
Le client achète la carte en ligne, reçoit un code, l'utilise à chaque réservation. Le compteur se décrémente automatiquement.
Deux onglets pour suivre séparément :
- Cartes cadeaux : liste des cartes vendues avec code, statut (Active / Partielle / Utilisée / Expirée), montant restant, bénéficiaire
- Cartes de séances : liste des cartes actives avec code, séances restantes, date d'expiration, acheteur
11. Cartes cadeaux Brewbook vs cartes de votre POS
Vous utilisez probablement déjà un système de caisse (Square, Lightspeed, Zettle, Cegid, Tiller...) qui propose ses propres cartes cadeaux. C'est un vrai sujet : comment les deux systèmes cohabitent ?
Le principe : deux périmètres, deux systèmes
| Aspect | Carte cadeau Brewbook | Carte cadeau de votre POS |
|---|---|---|
| Où on l'achète | Widget public Brewbook (en ligne) | Site marchand du POS ou en caisse |
| Ce qu'on peut acheter avec | Expériences réservées via Brewbook (cours, ateliers, événements, prestations, chambres) | Ventes en caisse (repas, boissons, produits, services au comptoir) |
| Encaissement | Compte Stripe du tenant (déjà connecté à Brewbook) | Compte bancaire lié au POS |
| Suivi & solde | Dashboard Brewbook → Cartes cadeaux & séances | Dashboard de votre POS |
| Comptabilité | Dette Brewbook : "cartes cadeaux à consommer (Brewbook)" | Dette POS : "cartes cadeaux à consommer (POS)" |
Comment activer ou désactiver le canal Brewbook
En haut de la page, un interrupteur "Vente publique de cartes cadeaux via Brewbook" :
- Activé (défaut) : le bouton "🎁 Offrir une carte cadeau" apparaît sur votre widget public Brewbook
- Désactivé : le bouton disparaît. Aucune nouvelle carte cadeau ne peut être vendue via Brewbook. Les cartes déjà émises restent utilisables normalement jusqu'à leur expiration.
Quel profil pour quel choix
Recommandation : activez Brewbook uniquement. Vous n'avez pas de POS, donc pas d'alternative. Brewbook est votre seule solution pour vendre des cartes cadeaux en ligne.
Recommandation : deux options selon votre stratégie.
- Option 1 · Brewbook activé : les clients qui découvrent votre restaurant via votre widget de réservation peuvent aussi acheter une carte cadeau au même endroit. Cette carte sera valable uniquement pour vos expériences (ateliers, dégustations, événements). Vos clients qui achètent en caisse continuent d'utiliser les cartes de votre POS pour les repas classiques.
- Option 2 · Brewbook désactivé : vous préférez ne pas fragmenter, tout passe par votre POS. Le bouton Brewbook disparaît, vos clients sont dirigés vers votre système habituel.
Recommandation : activez Brewbook si votre système actuel ne propose pas de vente en ligne facile. Brewbook offre un widget public prêt à intégrer sans dev. Sinon, tenez-vous à votre système actuel pour éviter la double compta.
Ce que voit le client final
L'email envoyé au bénéficiaire d'une carte Brewbook contient une mention explicite :
Cette carte est valable pour réserver les expériences (cours, ateliers, événements, prestations) de [Nom de l'établissement] via Brewbook. Entrez votre code au moment de la réservation en ligne.
Cette carte cadeau n'est pas utilisable en caisse au comptoir. Pour un règlement au restaurant/boutique, contactez directement l'établissement.
Cette mention évite tout malentendu : le bénéficiaire sait dès l'ouverture de l'email que sa carte est destinée aux expériences en ligne, pas à la caisse au comptoir.
Comptabilité avec deux canaux
Si vous activez les deux canaux, vous aurez deux lignes distinctes de "cartes cadeaux à consommer" dans votre comptabilité :
- Cartes Brewbook (à consommer sur expériences) : suivi dans le dashboard Brewbook
- Cartes POS (à consommer en caisse) : suivi dans le dashboard de votre POS
Chaque canal génère sa propre dette et son propre CA. Aucun mélange, pas de risque de double-comptabilisation.
12. Retrouver vos données
Toutes les informations sont accessibles depuis 4 écrans :
| Écran | Contient |
|---|---|
| Expériences (nouveau) | Vos offres publiées ou en brouillon, avec toutes leurs configurations |
| Résas expériences | Toutes les réservations reçues sur ces offres, avec filtres |
| Cartes cadeaux & séances | Suivi des cartes vendues, statut, montants et séances restantes |
| Clients | Fichier clients global (les acheteurs de cartes cadeaux y sont ajoutés automatiquement) |
Foire aux questions
Puis-je supprimer une expérience créée par erreur ?
Vous pouvez l'archiver (bouton "Archiver" sur chaque card). L'expérience disparaît du widget public mais reste en base pour l'historique des réservations passées. Une vraie suppression n'est pas possible pour préserver la traçabilité comptable.
Que se passe-t-il si un client annule après paiement ?
Vous pouvez rembourser le client depuis l'espace détail de la réservation (bouton "Remboursement"). Le remboursement Stripe est effectué automatiquement et le créneau se libère. Vous gardez la maîtrise (pas de remboursement automatique).
Puis-je changer la couleur du widget ?
Le widget public utilise automatiquement votre couleur de marque configurée dans Établissement → Personnalisation. Le bouton "Réserver" et la modal de paiement adoptent cette couleur pour un rendu cohérent avec votre univers.
Les créneaux se génèrent-ils à l'infini ?
Non, la génération récurrente est limitée à 12 mois maximum. C'est un garde-fou. Il est recommandé de générer 3 à 6 mois d'avance et de relancer périodiquement. Les doublons sont automatiquement ignorés.
Combien coûte Stripe ?
L'ouverture d'un compte Stripe Connect Express est gratuite. Stripe prélève ~1,4 % + 0,25 € par transaction carte européenne (tarifs standards Stripe). Brewbook prélève 3 % en plus à titre de commission technique. Aucun abonnement, uniquement au fil des paiements réels.
Puis-je différer les paiements sur mon compte ?
Non, chaque paiement client est versé instantanément sur votre compte Stripe. Vous n'avez pas à attendre une consolidation mensuelle. Vous configurez vous-même la fréquence de virement de Stripe vers votre compte bancaire (quotidien, hebdomadaire ou mensuel).
Les cartes cadeaux vendues sont-elles considérées comme du chiffre d'affaires ?
Comptablement, une carte cadeau vendue est une dette envers votre client jusqu'à sa consommation. Le chiffre d'affaires est constaté au moment où le client utilise sa carte pour réserver. Brewbook logue tout dans l'historique des redemptions pour votre comptabilité.