Un groupe de 14 personnes pour samedi soir. Un message Instagram à 22h. Une réponse le lendemain matin. Un silence radio. Trois jours après, "finalement on sera peut-être 8, on vous rappelle". Vous avez bloqué votre meilleure table pour rien.
La gestion des grands groupes par téléphone, email ou message reste l'une des principales sources de friction et de travail invisible dans la restauration. Elle mobilise du temps de fond de salle, n'est jamais structurée, et laisse la porte ouverte aux annulations de dernière minute sans conséquence pour le client.
Brewbook propose un flux dédié aux groupes, directement dans votre widget de réservation public. Au-delà de votre capacité maximum configurée, le widget bascule automatiquement vers un formulaire de demande de groupe : créneau souhaité parmi vos disponibilités réelles, coordonnées complètes, et, si vous l'avez activé, empreinte bancaire upfront pour s'assurer que la demande est sérieuse avant même que vous l'ayez lue.
d'empreinte n'est pas un groupe.
Le problème : gérer les groupes sans structure, c'est gérer l'imprévu
La méthode habituelle
- Demande par message, email ou téléphone
- Infos manquantes à chaque fois (nombre exact, date, heure)
- Aller-retour pour valider les détails
- Table bloquée sans engagement du client
- Annulation tardive sans conséquence
- Aucune traçabilité, tout dans la tête
Le flux structuré
- Formulaire web depuis votre widget public
- Toutes les infos dès la première soumission
- Créneau souhaité parmi vos disponibilités réelles
- Empreinte bancaire upfront (optionnelle mais recommandée)
- Annulation = libération d'empreinte automatique
- Historique complet dans le dashboard et l'app
Le flow client · de la demande à la confirmation
Voici ce que vit votre client quand son groupe dépasse votre capacité maximum :
Le formulaire de demande de groupe : hero, bannière empreinte, deux colonnes "demande" et "coordonnées".
L'étape de paiement : le montant vient directement des règles anti no-show configurées par le tenant.
Le dashboard en situation : nouvelle demande entrante, sélection, panneau de détail, acceptation en un clic.
Les demandes de groupe arrivent également en notification push sur votre iPhone ou Android Brewbook. Vous pouvez accepter ou décliner directement depuis la notification, sans ouvrir le dashboard. Idéal en service quand vous n'êtes pas derrière un écran.
L'empreinte upfront : pourquoi c'est le vrai filtre
Sans engagement, une demande de groupe n'est qu'une intention. Avec l'empreinte bancaire upfront, le client a autorisé un montant sur sa carte avant même que vous ayez répondu. Ce geste simple change radicalement la nature de la demande.
Un client qui a fourni son numéro de carte ne disparaît pas dans le silence. Il a investi quelque chose, même symboliquement (1 € par personne est un geste, pas un acompte). En pratique, le taux de "fantômes" (demandes qui ne donnent plus suite) chute de façon significative dès qu'une empreinte est requise.
Le montant de l'empreinte pour les demandes de groupe utilise vos règles anti no-show existantes. Si vous avez configuré "au-delà de 7 personnes : 1 €/pers.", cette règle s'applique automatiquement aux demandes de groupe. Pas besoin de configurer deux fois : une seule règle couvre à la fois les réservations classiques et les demandes de groupe.
Si aucune règle anti no-show ne s'applique au groupe, la demande est soumise sans empreinte. C'est votre choix : certains établissements préfèrent recevoir toutes les demandes et filtrer manuellement. L'empreinte est un outil, pas une obligation.
Configuration · 3 minutes dans le dashboard
Étape 1 · Définir votre seuil de groupe
Dans Paramètres de réservation, ajustez la valeur "Capacité maximale par réservation". Toute demande au-delà de ce seuil bascule automatiquement en formulaire de groupe. Valeur recommandée : entre 8 et 12 selon la taille de votre salle.
Étape 2 · Activer les demandes de groupe
Dans Établissement, vérifiez que le toggle "Demandes de groupe" est activé. C'est tout. Le bouton "Groupe" apparaît dans votre widget dès que le client dépasse le seuil.
Étape 3 · Configurer l'empreinte (optionnel mais recommandé)
Dans Anti no-show, créez une règle avec le seuil de couverts qui vous intéresse. Cette règle s'appliquera aussi bien aux réservations classiques larges qu'aux demandes de groupe. 1 €/personne est une valeur courante : suffisant pour filtrer les fantômes, insuffisant pour décourager un vrai groupe.
Ouvrez votre widget en navigation privée, sélectionnez un nombre de personnes supérieur à votre seuil et vérifiez que le formulaire de groupe s'affiche correctement. Soumettez une demande test avec votre propre email pour valider les notifications et le flow complet.
FAQ
Le client peut-il modifier sa demande après soumission ?
Pas directement depuis le widget. Le client reçoit un email de confirmation avec les coordonnées de votre établissement pour vous contacter en cas de modification. Côté dashboard, vous pouvez éditer les détails d'une demande avant de l'accepter.
Les créneaux du formulaire groupe sont-ils les mêmes que ceux du widget classique ?
Les créneaux proposés sont générés à partir de vos fenêtres de réservation configurées pour le jour sélectionné. Ils prennent en compte les réservations déjà en place ce jour-là. Un créneau très chargé sera proposé mais peut afficher une indication de forte demande.
Si j'accepte, le groupe est-il automatiquement créé comme réservation dans le planning ?
Pas automatiquement : l'acceptation confirme la demande et notifie le client, mais c'est vous qui créez la réservation finale dans votre planning (avec les détails définitifs que vous aurez validés ensemble). La demande sert à qualifier le groupe, pas à le "locker" automatiquement.
Puis-je recevoir des demandes de groupe sans Stripe ?
Oui. Si Stripe n'est pas configuré ou si aucune règle anti no-show ne s'applique, les demandes de groupe sont acceptées sans empreinte. Vous perdez le filtre d'engagement, mais le formulaire structuré reste actif et vous évite les échanges informels.
L'empreinte expire-t-elle si je ne réponds pas vite ?
Les autorisations Stripe expirent en général après 7 jours. Si votre délai de réponse est supérieur à 7 jours, l'empreinte sera libérée automatiquement par la banque du client, indépendamment de votre réponse. Objectif : répondre sous 24 h, toujours.
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